“AI 전환은 반복되던 업무 하나를 걷어내는 데서 시작됩니다”
이 사례는 직원 10여 명 규모의 중소기업이 4주간의 AI 전환 컨설팅을 통해 매일 반복하던 입찰공고 확인, 자료 검색, 조사·보고서 작성 업무를 어떻게 바꾸었는지 보여줍니다
01 중소기업 AI 전환은 거창한 시스템 구축부터 시작하지 않습니다
직원 10여 명 규모의 심리상담 서비스 기업. 경영지원 업무를 맡은 한 직원에게는 매일 반복되는 일이 있었습니다. 나라장터에 접속해 새 입찰 공고가 올라왔는지 손으로 확인하는 일, 필요할 때마다 외부 자료를 검색해 정리하는 일, 그리고 대표가 갑자기 요청하는 조사·보고서 업무까지.
이 직원은 평소 AI를 거의 사용하지 않았고, 업무에 AI를 활용해본 경험도 많지 않았습니다.
4주간 진행한 중소기업 AI 전환(AX) 컨설팅을 거치며 이 세 가지 업무는 서로 다른 방식으로 달라졌습니다. AX 파트너가 현장에서 실제로 확인한 변화를 순서대로 소개합니다.
02 첫번째 변화 —나라장터 입찰공고 확인 업무를 AI 자동화한 중소기업 AI 전환 사례
기존 방식은 매일 사이트에 들어가 새 공고가 올라왔는지 눈으로 훑고 관련 있어 보이는 것을 골라내는 것이었습니다. 반복되지만 막상 자동화하긴 손이 많이 가서 다들 미뤄온 업무였죠.
컨설팅 첫 미팅에서 이 문제를 집었고, 팀 내 개발에 능숙한 동료가 나서서 자동 크롤링 방식으로 전환했습니다. 이제는 매일 확인할 필요 없이 필요한 정보가 자동으로 쌓입니다.
기존에는 일주일에 2~3일 약 90분을 입찰공고 확인에 사용했습니다. 자동화 이후에는 필요한 정보가 자동으로 수집되어 수동 확인 업무를 줄일 수 있었습니다.
여기서 중요한 포인트가 있습니다. 이 변화는 혼자 해낸 게 아니라 팀 안에서 잘하는 사람이 나서서 동료의 반복 업무를 덜어준 협업의 결과였다는 점입니다. 중소기업 AI 전환에서 모든 직원이 AI 전문가가 될 필요는 없습니다. 팀 안의 역량을 나누는 것만으로도 충분히 큰 변화가 시작됩니다.
Q)“나라장터 입찰공고를 자동으로 확인할 수 있나요?”
✅ 네. 나라장터 입찰공고 확인 업무는 자동 수집 방식으로 전환할 수 있습니다. 실제 사례에서는 매일 사이트에 접속해 새 공고를 확인하던 업무를 자동 크롤링 방식으로 바꾸어 필요한 입찰정보가 자동으로 쌓이도록 했습니다.
03 두 번째 변화 — NotebookLM으로 근거 기반 자료 검색을 시작하다
두 번째는 조사·검색 업무의 방식이 바뀐 것입니다.이 직원은 AI를 잘 사용하지 않았던 이유로, AI가 제공하는 결과물의 근거를 신뢰하기 어려웠다는 점을 이야기했습니다. 그래서 첫 킥오프 미팅에서 NotebookLM을 활용한 자료 기반 검색을 함께 다뤘습니다.
NotebookLM에 출처가 명확한 자료를 소스로 제공하고, 그 자료를 근거로 답변하도록 요청하면 AI 답변의 근거를 확인하기 쉬워집니다. 이후 결과물을 다른 AI로 교차 검증하면 오류 가능성을 추가로 확인할 수 있습니다.
그래서 이 직원은 노트북LM(NotebookLM)의 검색 기능을 업무에 들이기 시작했습니다. NotebookLM은 사용자가 제공한 자료를 기반으로 내용을 분석하고 답변하는 AI 리서치 도구입니다. 따라서 어떤 자료를 소스로 제공하느냐가 결과의 품질에 중요한 영향을 줍니다.
“소스가 정확하면 결과도 정확합니다.” 반대로 부실한 자료를 넣으면 결과도 부실합니다. 그래서 검색 자체보다 어떤 자료를 소스로 넣을지 고르는 안목이 더 중요합니다. AI에게 자료를 맡긴다는 것은, 어떤 자료를 믿을지 사람이 먼저 판단한다는 뜻입니다.
노트북LM(NotebookLM)이란 무엇인가?
노트북LM은 사용자가 입력한 자료 안에서만 답을 찾는 AI 리서치 도구입니다.
04 세 번째 변화 — AI로 조사와 보고서 작성 업무를 바꾸다
세 번째는 실제 업무 요청이 들어왔을 때의 사례입니다. 어느 날 대표가 특정 분야의 기업들을 조사해달라고 요청했습니다. 평소 자주 하던 업무가 아니었고, 관련 자료를 찾고, 읽고, 정리해서 보고서로 만드는 일은 혼자 감당하기엔 부담스러운 과제였습니다.
관련 자료를 검색해 노트북LM에 소스로 넣고, 그 자료를 근거로 보고서를 완성했습니다. “이게 없었으면 못 했을 것 같아요.” 물론 처음엔 내용이 맞는지 걱정도 있었습니다. 그래서 완성된 보고서를 그대로 제출하지 않고 소스 자료를 다시 확인하는 절차를 거쳤습니다. AI가 초안을 만들고 최종 판단은 사람이 하는 것 — 이 원칙은 어떤 업무에도 예외가 없습니다.
AI를 업무에 도입하면 단순히 기존 업무의 시간을 줄이는 것뿐 아니라, 이전에는 시간과 역량의 한계로 시도하기 어려웠던 새로운 업무를 가능하게 만들 수 있습니다. 단순히 AX목적인 1/10의 업무 시간을 단축하는 성과보다도 새로운 역량을 창출 해낼 수 있습니다.
05 중소기업 AI 전환 – 세 가지 변화가 말해주는 것
이 세 가지 사례를 나란히 놓고 보면 공통점이 보입니다.
- 입찰 확인: 매일 수동 확인 → 자동 크롤링 (반복 제거)
- 자료 검색: 산발적 검색 → 근거 소스 기반 검색 (방식 개선)
- 조사·보고서: 혼자 감당 어려움 → AI로 초안 완성 (새로운 업무 가능)
한 사람의 업무 안에서도 중소기업 AI 전환이 주는 도움은 성격이 다릅니다. 반복을 없애기도, 일하는 방식을 바꾸기도, 아예 못 하던 일을 가능하게도 합니다. 중요한 건 이 셋을 구분해서 접근하는 것입니다. 모든 업무에 같은 해법을 적용하려 하면 오히려 효과가 떨어집니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 중소기업도 입찰공고 확인 업무를 자동화할 수 있나요?
A. 가능합니다. 반복적으로 특정 사이트에 접속해 정보를 확인하고 수집하는 업무는 자동화 대상이 될 수 있습니다. 실제 적용 방식은 업무 조건과 대상 사이트의 정책·기술적 환경에 따라 달라집니다.
Q. AI가 입찰공고를 자동으로 판단하나요?
A. 단순 정보 수집과 최종 입찰 판단은 구분해야 합니다. 정보 수집과 정리는 자동화할 수 있지만, 실제 참여 여부와 사업 적합성 판단은 사람이 최종적으로 확인하는 구조가 안전합니다.
Q. NotebookLM은 일반 검색엔진과 무엇이 다른가요?
A. NotebookLM은 사용자가 제공한 자료를 기반으로 내용을 분석하고 답변하는 방식의 AI 리서치 도구입니다. 따라서 어떤 자료를 소스로 제공하느냐가 결과의 품질에 중요한 영향을 줍니다.
Q. AI가 작성한 보고서를 그대로 사용해도 되나요?
A. 그대로 사용하는 것보다 원본 자료와 대조하는 검증 절차가 필요합니다. 이 사례에서도 AI가 초안을 만들고 사람이 원자료를 확인하는 방식으로 최종 결과를 검토했습니다.
앞으로 이런 이야기를 함께 나눌 예정입니다
✅ 반복되는 문서와 보고서를 없애는 법
✅ 4시간짜리 영상을 1분만에 스크립트 정리한 경우
✅ 비전문가가 4주만에 바이브코딩으로 자동화
이 글의 핵심 3줄 요약
✔ AI로 반복 업무를 줄이고, 일하는 방식을 바꾸고, 이전에는 시도하기 어려웠던 업무를 가능하게 할 수 있습니다.
✔ 자동화는 혼자가 아니라 팀 협업으로 이뤄질 때가 많습니다.
✔ AI 결과물은 반드시 사람이 마지막으로 확인해야 합니다.
지금 이 순간이 오히려 기회입니다. 중소기업 AX, 아직 모두가 헷갈리는 시기이기 때문에, 조금만 먼저 시작해도 충분히 앞서갈 수 있습니다.
#중소기업AI전환 #AX파트너 #AX컨설팅 #중소기업AI #소상공인AI #업무자동화 #노트북LM #AI도입사례